制定日:2020年1月20日
最終改定日:2020年1月20日

 R&F株式会社(以下「当社」という。)は、ITソリューション事業において取扱う個人情報の保護について、社会的責任を十分に認識して、本人の権利利益を保護し、個人情報に関する法規制等を遵守いたします。
また、以下に示す方針を具現化するために、個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的な改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言いたします。

a)当社事業、並びに従業員の雇用、人事管理等において取扱う個人情報について、予め特定された利用目的の範囲内において、個人情報の適切な取得・利用および提供を行い、利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用)は行いません。また、そのための適切な措置を講じます。

b)当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守いたします。

c)当社は個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失またはき損等のリスクに対しては、合理的な安全対策を講じ、事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報のセキュリティ体制を継続的に向上させていきます。また不適切な事項については是正を行うなどの内部規程を定め、個人情報を最善の状態で保護いたします。

d)当社は個人情報の取扱いに関する苦情および相談対応への内部規程を定め、苦情および相談には、迅速かつ誠実に対応いたします。

e)個人情報保護マネジメントシステムについて、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直して、その改善を継続的に推進していきます。

本方針は、全役員並びに従業員に配布して周知徹底させるとともに、いつでも、どなた様でも入手可能な措置を講ずるものとします。

R&F株式会社
代表取締役 谷津 利香

R&F株式会社 個人情報お問合せ窓口

Email:info@r-and-f.co.jp

個人情報の取扱いについて

1.事業者の氏名又は名称及び住所並びに代表者の氏名

R&F株式会社

東京都千代田区神田神保町1-22-2サークルズ神保町Ⅰ 7階

代表取締役 谷津 利香

2.個人情報保護管理者(若しくはその代理人)の氏名または職名、所属及び連絡先

個人情報保護管理者 代表取締役  Email:info@r-and-f.co.jp

3.当社で取扱う個人情報の利用目的

1) お取引先の皆様に関する個人情報

・営業活動のため

・取引先管理のため

・請求書発行のため

・事務連絡のため

・当社各事業に係る連絡、協力、交渉、契約履行等のため

2) お問い合わせされた皆様に関する個人情報

・当社各事業に関するお問い合わせ対応のため

3) 従業員に関する個人情報の利用目的

・人事管理等のため

4) 採用募集者に関する個人情報の利用目的

・採用選考のため

・採用選考手続き及びその結果に関する連絡のため

・入社前手続き実施とその他の手続きに関する連絡のため

5) 受託業務を遂行するための協力会社に関する個人情報

※この情報は保有個人データではありません。

4.苦情・相談の申し出先

個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、苦情及びご相談につきましては、以下第6項の「個人情報お問い合わせ窓口」にご連絡ください。

5. 保有個人データ又は第三者提供記録に関する開示等の求めに応じる手続

1) 保有個人データについて

当社の保有個人データに関して、本人から「利用目的の通知」「開示」「訂正、追加又は削除」「利用または提供の拒否」「第三者提供記録の開示」(以下「開示等」という)の請求が御座いましたら、以下第6項の「個人情報お問い合わせ窓口」にご連絡ください。

2) 開示請求の申出先

開示請求は以下第6項の「個人情報お問い合わせ窓口」にお問合せの上、当社の保有個人データの開示等を求める場合には、当社所定の書面に必要事項をご記入の上、提出していただきます。

3) 開示請求依頼にあたっては、本人確認をさせていただきます。場合によっては、公的な証明書の写しを郵送して確認させていただくことがあります。

※ 代理人については、委任状の提出して頂き確認を行います。なお、代理人を立てる場合には、ご本人と代理人両者の公的証明書のコピーの提出が必要になります。また、電話やメール、FAXなどで開示等の要求のあった場合は、一切受け付けておりませんので、簡易書留郵便等の発送記録が取れる方法での提出をお願い致します。

※ 未成年者又は成年被後見人の法定代理人の場合は、法的な代理権を証明する書類で代理権があることを確認いたします。

4) 開示等請求のうち「利用目的の通知」「開示」の請求にあたり、手数料は1,000円を上限に徴収いたします。これを超えることが明白な場合は別途、ご連絡いたします。

6.個人情報の取扱いに関するお問合せ、苦情及びご相談について

 個人情報の取扱いに関するお問合せ、苦情及びご相談につきましては、以下の当社「個人情報お問合せ窓口」にご連絡ください。

R&F株式会社 個人情報お問合せ窓口

Email:info@r-and-f.co.jp

7. 保有個人データの安全管理のために講じた措置

(基本方針の策定)

当社では、お客様の個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えい等が起こらないよう適切な安全管理措置を実施し、厳正に管理します。

(個人情報の取扱いに係る規律の整備)

・取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその運用等について「個人情報保護基本規程」を策定しています。

(組織的安全管理措置)

・個人情報の取扱いに関する個人情報保護管理者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、個人情報保護法や個人情報取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の個人情報保護管理者への報告連絡体制を整備しています。

・個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検や内部監査を実施しています。

(人的安全管理措置)

・個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。

・個人情報についての秘密保持契約の締結を行っています。

(物理的安全管理措置)

・個人情報を取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施しています。

・個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないよう措置を実施しています。

(技術的安全管理措置)

・アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。

・個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。